Nach Vertragsabschluss erhalten Sie Zugangsdaten für die SDB-Datenbank des GGIZ. Auf unserer Webseite können Sie Ihre Sicherheitsdatenblätter selbst verwalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sicherheitsdatenblätter hochladen
• Produktname(n) und UFI(s) zuordnen
• Sicherheitsdatenblätter löschen
• Handelsmarken anlegen
• Ihre SDBs einsehen und deren Anzahl kontrollieren
• Ihre Kontaktdaten/Passwort ändern
• Ihren Vertrag einsehen

Der Uploadprozess ist in drei Schritte gegliedert. Im ersten Schritt wählen Sie die Dateien für den Upload lokal auf ihrem Datenträger aus. Sie können maximal 100 PDF-Dateien mit einem Upload übertragen. Wenn Sie mehr PDF-Dateien übertragen möchten, müssen sie diesen Schritt mit den zusätzlichen Dateien wiederholen.

Noch vor dem Upload wird überprüft, ob identische Dateien (gleicher Hash-Wert) auf dem Server vorhanden sind. Diese werden vom Upload ausgeschlossen. Sie erhalten einen Duplikat-Hinweis.

Im zweiten Schritt erhalten Sie eine Liste mit Ihren hochgeladenen Sicherheitsdatenblättern.

Jetzt müssen Sie jedem Sicherheitsdatenblatt mindestens einen eindeutigen Produktnamen zuweisen. Es sind auch mehrere Produktnamen möglich. Diese werden durch einen Zeilenumbruch im Feld erzeugt.

Wenn die Anwendung den Text-Inhalt der PDF-Dateien lesen konnte, können sie eventuell mit einem der Suchausdrücke ("Ausgewählte Parsen") den Produktnamen direkt aus dem PDF-Text ermitteln. Sie können den unformatierten Textinhalt einer PDF-Datei mit einem Klick auf das kleine grüne Häkchen in der Spalte "lesbar" in einem PopUp-Fenster anzeigen. Mit dem Button "RegEx bearbeiten" können Sie auch selbst Suchausdrücke anlegen. Grundsätzlich ist PDF-Format nicht dafür geeignet, Textinhalte maschinell wieder auszulesen.

Bei der Zuordnung der Produktnamen werden bereits bestehende, gleichnamige Produkte automatisch erkannt. Die bestehende PDF-Datei wird dann bei der Übernahme im Schritt 3. durch die neue PDF-Datei mit dem gleichen Produktnamen ersetzt. Es erfolgt keine Versionierung der aktualisierten Sicherheitsdatenblätter im System.

Für die sichere Erkennung von bestehenden Produkten ist es zwingend notwendig, dass alle zugeordneten Produktnamen für ihre Firma eindeutig sind (auch Aliase). Wenn Sie mehrfach den gleichen Produktnamen zuordnen, können diese Datenblätter im Schritt 3. nicht übernommen werden bzw. werden dann von den nachfolgenden gleichnamigen Produkten im Upload direkt überschrieben.

Bevor Sie mit dem 3. Schritt die Sicherheitsdatenblätter dauerhaft in die Datenbank übernehmen, prüfen Sie:

• ob alle Produktnamen eindeutig sind
• ob zu aktualisierende Dateien auf die richtigen, bestehenden Produktnamen verweisen
• ob in jedem Sicherheitsdatenblatt die Notrufnummer (0361 730730) im Punkt 1.4 verwendet wird

Jetzt können Sie alle Datenblätter mit einem Häkchen markieren und mit dem Button "Übernehmen" dauerhaft in der Datenbank abspeichern. Die Sicherheitsdatenblätter stehen den Beratern im Giftzentrum sofort zu Verfügung und werden über die von Ihnen angegebenen Produktnamen gefunden.

Wenn Sie im Menü in die Ansicht "Sicherheitsdatenblätter anzeigen" wechseln, finden sie alle vertragsrelevanten Datenblätter Ihrer Firma.

Sicherheitsdatenblätter in der EU unterliegen keiner maximalen Gültigkeitsdauer. Somit hat auch das Giftinformationszentrum für die Gültigkeit von SDBs keine Ablauffristen definiert.

Rein rechtlich hängt die Gültigkeit (Konformität) eines Sicherheitsdatenblattes nur davon ab, ob es den geltenden Vorschriften entspricht. Sobald diese nicht mehr eingehalten werden, müssen Sie das Sicherheitsdatenblatt umgehend aktualisieren oder Sie dürfen das entsprechende Produkt nicht mehr vertreiben.

Wenn also Produkte von Ihnen nicht mehr vertrieben werden und die Sicherheitsdatenblätter auch nicht mehr den aktuellen Vorschriften entsprechen, sollten Sie diese Datenblätter auch in der SDB-Selbstverwaltung als "gelöscht" (ungültig) markieren. Die gelöschten Datenblätter sind für die Mitarbeiter des GGIZ weiterhin recherchierbar, sind aber im Folgejahr nach der Löschung für Ihre Firma nicht mehr abrechnungsrelevant. Sie können Ihre "gelöschten" (ungültigen) Sicherheitsdatenblätter in der SDB-Selbstverwaltung gesondert anzeigen und ggf. auch wieder aktivieren.

Wir haben in der SDB-Selbstverwaltung des GGIZ auf eine Versionierung der Sicherheitsdatenblätter verzichtet. Wenn Sie SDBs aktualisieren, werden die alten Datenblätter überschrieben und somit gelöscht. Exakt gleichnamige Produkte werden bei der Zuordnung der Produktnamen im Schritt 2. sofort automatisch erkannt und zugeordnet. Sie können aber auch auf einen anderen, bereits im System vorhandenen, Produktnamen verweisen. Hierbei wird immer das alte, bereits im System vorhandene Sicherheitsdatenblatt überschrieben. Der alte (meist nur leicht veränderte) Produktname bleibt aber als Referenz auf das neue Datenblatt im System erhalten und kann somit weiterhin durch die Mitarbeiter des GGIZ gefunden werden.

Im seltenen Fall, dass Sie ein bestehendes Produkt/SDB durch ein gleichnamiges neues Produkt/SDB mit höherem oder niedrigerem Gefahrenpotential/Einstufung austauschen müssen, möchten wir Sie bitten, den alten Produktnamen entsprechend anzupassen, so dass beide Datenblätter in der Datenbank verfügbar bleiben. Wenn das alte Datenblatt nicht mehr gültig ist, können Sie es im Anschluss auch als "gelöscht" markieren.